La mise en place de ce nouveau mode de travail suscite parfois des inquiétudes liées à l’équipement des salariés. Les enjeux sont multiples. Les entreprises doivent offrir des outils permettant au personnel de travailler en autonomie et en mode collaboratif tout en garantissant la sécurité de leurs collaborateurs. Vous l’aurez compris, cela ne s’improvise pas. Voici quelques astuces pour optimiser le télétravail au sein de votre société. 
 


Informatique : équipement et sécurité : la conduite à suivre 


✅ Equipement 

Ordinateur, souris, clavier… A priori c’est simple de s’équiper en télétravail. 

Il y a pourtant quelques éléments auxquels on ne pense pas forcément pour améliorer sa productivité. 

Pensez à un deuxième écran  : véritable boosteur de productivité si vous travaillez sur plusieurs logiciels. 
Support d’ordinateur : lorsqu’on utilise un ordinateur portable la tête est souvent penchée en avant, cette position n’est pas ergonomique (rubrique ergonomie en fin d’article) et peut engendrer des douleurs au niveau du cou ainsi qu’un important inconfort visuel. Le support d’ordinateur vous apporte le confort nécessaire. 
Un casque pour se mettre dans sa bulle 
Un dock ou station d’accueil pour être aussi efficace qu’au bureau 
 


➡️ Le petit + : La qualité de votre connexion Wifi a baissé ? 

Vous pouvez l’optimiser avec des gestes simples :


  • Déplacer votre box dans une pièce centrale de la maison
  • Vérifier le nombre d’utilisateurs connectés
  • Utiliser la 4G de votre téléphone portable.
  • Utiliser un répéteur de wifi 

🔴 Etre à l'abri des cyberattaques

Pour beaucoup d’entreprises, la mise en place du télétravail a dû se faire dans l’urgence sans avoir établi au préalable des mesures de sécurité informatique. Les cybercriminels ont profité de cette désorganisation pour attaquer les entreprises. Employeurs et salariés, voici quelques conseils pour télétravailler sereinement. 


  1. Pour les dirigeants : Mettre en place un protocol de sécurité clair, sensibiliser les collaborateurs 
  2. Mettre en place une politique de gestion des mots de passe : utiliser des mots de passe longs, la plupart des attaques sont dues à des mots de passe courts et simples ou réutilisés. Vous pouvez également utiliser le système de double authentification. 
  3. Ne pas négliger les mises à jour qui vont permettre de corriger les failles de votre système 
  4. Sauvegardez régulièrement votre travail, en cas de panne ou d’attaque, il y un important risque de perte de données, sauvegardez donc vos données sur le réseau de l’entreprise ou sur des supports externes (clé USB, disque dur externe) 
  5. Utiliser des logiciels antivirales professionnels 
  6. Protéger son réseau wifi : utilisation d’un mot de passe fort pour le wifi 
  7. Consultez les responsables informatiques avant de télécharger des applications 
  8. Ne pas mélanger les usages : ne pas utiliser son ordinateur professionnel à des fins personnels 

💡 Outils collaboratifs, double enjeu, partage des informations,  faciliter les échanges entre les collaborateurs. 
 


Les outils collaboratifs sont devenus incontournables depuis la mise en place du télétravail en avril dernier. Ces outils permettent à la fois d’être efficace et de maintenir le lien entre les collaborateurs. 


Avoir accès à ses fichiers en illimité tout le temps 

Les collaborateurs traitent un important volume d’information chaque jour. Il leur est nécessaire de pouvoir avoir accès à ces informations partout, tout le temps. Cela est possible avec les outils collaboratifs permettant un accès facilité à ces fichiers. 


Travailler ensemble même à distance 

La distance ne doit pas être une barrière pour le travail collaboratif. Avec la plupart des outils collaboratifs, vous avez la possibilité de travailler au même moment, à plusieurs sur un même document, vous pouvez avoir accès aux modifications en temps réel. 


Adieu les mails qui inondent parfois inutilement les boîtes de messagerie. Grâce au système de messagerie instantanée, les échanges sont plus humains. Résultat : gain de temps conséquent (plus besoin d’attendre des réponses par mail), et c’est prouvé ces outils accélèrent la prise de décision : c’est l’allié pour la performance de votre équipe. 


🔴 La question de la sécurité 

Les outils collaboratifs ne présentent que des avantages pour votre performance. Cependant, l’utilisation de ces outils soulève parfois la question de la sécurité, parce que ce sont des solutions hébergées en ligne. Il existe beaucoup de ces outils sur le marché. Nous préconisons d’utiliser des outils conçus pour les professionnels avec une sécurisation des données optimales. 


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➡️ Le petit + de notre outil : toutes les données sont hébergées dans nos datacenters en France;

Découvrez dans la même gamme : GED, sauvegarde externalisée, SMS professionnels, dématérialisation des factures… et bien d’autres. 
 

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😌 Des solutions pour garantir la continuité de votre activité 

  • Signature électronique 
  • Facturation électronique 
  • Bulletin électronique 
  • GED 

🔗 Découvrez notre article sur les bonnes raisons d’adopter une GED. 
 


➡️ Notre astuce en plus :  

Comment bien configurer son poste de travail ? Avoir un environnement propice au travail pour être concentré et efficace ? Nous avons retenu 4 recommandations du gouvernement. 


  • Avoir un confort supérieur au poste de travail : les pieds reposent à plat sur le sol ou sur un repose pied, l’angle du coude doit être droit , placer l’écran à environ 80 cm des yeux, utiliser un clavier et une souris externes. Si vous utilisez un ordinateur portable, nous vous conseillons de mettre l’ordinateur portable sur un support afin que ce dernier arrive à hauteur des yeux. 
  • Un cadre propice au travail : Aménagez un espace dédié dans une pièce de votre habitation. Privilégiez la lumière naturelle et placez-vous de façon perpendiculaire à votre bureau pour ainsi éviter un reflet direct sur l’écran. 
  • La meilleure position est celle que l’on peut changer, adopter une chaise de bureau avec accoudoire si possible. Variez également la position assise et debout. 
  • Prenez des pauses ! C’est important. Il est fortement conseillé de prendre une pause de 5 min toutes les heures.